Politik for håndtering af medlemmernes data

Baggrund
EU-Persondataforordning, som er trådt i kraft den 25. maj 2018.

Dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne politik, der kort beskriver, at vi foretager en fair og gennemsigtlig behandling af medlemmers data.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler således kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens formål. Vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Overordnet formål
Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering
• Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav
• Administration af din relation til os

Disse personoplysninger behandler vi
Vi behandler følgende almindelige personoplysninger:

1. Medlemmer: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, mobilnummer, fødselsdag og – år, e-mailadresse
2. Instruktører og bestyrelsesmedlemmer: Samme oplysninger som for medlemmer. Dertil andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer.

Vi får oplysningerne fra dig, enten mundtligt eller skriftligt. Fotos fra arrangementer i foreningen behandler vi også.

Formål i detailler
Vi behandler kun personoplysninger ud fra foreningens berettigede (legitime) interesser til bestemte formål, som følger af foreningens vedtægter eller lovkrav:

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, samt andre aktiviteter
• Brug af billeder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Da foreningen er medlem af DGI, sker der videregivelse af oplysninger om instruktører/bestyrelsesmedlemmer til DGI, for at der kan modtages information om aktivitets- og kursustilbud m.v. fra DGI
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Vi indhenter kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af personoplysninger
Der sker videregivelse af oplysninger om instruktører/bestyrelsesmedlemmer i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af personoplysninger

1. Medlemmer: Vi vil opbevare personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør. Perioden kan af praktiske og administrative hensyn strække sig op til 1 år.
2. Instruktører og bestyrelsesmedlemmer: Vi vil opbevare personoplysninger i en periode fra ophøret af virke i foreningen. Perioden kan af praktiske og administrative hensyn strække sig op til 1 år.

Dog kan perioden for begge kategorier være længere end 1 år, når der er tale om oplysninger af regnskabsmæssige legale årsager eller af historisk værdi.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse/sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til foreningens bestyrelse (ses på hjemmesiden). Ønsker du at klage, sendes den til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af denne politik
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne politik. Den til enhver tid gældende politik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Godkendt på bestyrelsesmøde den 2018.11.27